Panduan Penggunaan

Untuk karyawan lapangan

Absen lewat HP

Untuk karyawan yang bekerja di lapangan dan absen memakai HP.

1. 1

   Buka SERAT Face

   Buka browser Chrome, ketik face.serat.work di kolom alamat paling atas, lalu tekan Enter.

   Supaya lain kali lebih cepat, pasang sebagai aplikasi. Di Chrome: tekan tombol titik tiga (⋮) di pojok kanan atas, lalu pilih "Tambahkan ke layar utama" atau "Instal aplikasi". Di iPhone: tekan tombol Bagikan (kotak dengan panah ke atas), lalu "Tambah ke Layar Utama". Setelah itu cukup tekan ikon SERAT Face di layar HP.

2. 2

   Pilih Mode Mobile

   Di halaman depan ada empat kotak pilihan. Tekan kotak Mode Mobile (bergambar HP).

3. 3

   Izinkan kamera dan lokasi

   Saat pertama kali, HP bertanya apakah SERAT Face boleh memakai kamera dan lokasi. Tekan "Izinkan" untuk keduanya. Kalau di dalam kotak kamera muncul tombol biru Aktifkan Kamera, tekan tombol itu.

   Tidak sengaja menekan "Tolak" atau "Blokir"? Tekan ikon di sebelah kiri alamat face.serat.work (gembok atau tanda pengaturan), buka "Izin", ubah Kamera dan Lokasi menjadi "Izinkan", lalu muat ulang halaman.

4. 4

   Tunggu lokasi terbaca

   Lihat tulisan kecil di bawah jam. Mengambil lokasi... berarti HP sedang mencari lokasi, jadi tunggu sebentar. Tulisan hijau Lokasi tersimpan berarti lokasi sudah terbaca.

   Tulisan kuning Tanpa lokasi berarti lokasi gagal terbaca. Nyalakan Lokasi/GPS di HP, sebaiknya di tempat terbuka. Anda tetap bisa absen, tetapi absen tercatat tanpa lokasi.

5. 5

   Hadapkan wajah ke kamera

   Pegang HP tegak setinggi wajah, kira-kira sejauh satu lengan. Pastikan seluruh wajah masuk ke dalam kotak kamera. Lepas masker dan kacamata hitam, dan jangan berdiri membelakangi cahaya terang.

   Saat halaman baru dibuka, mungkin muncul Memuat model wajah… selama beberapa detik. Tunggu sampai tulisan itu hilang.

6. 6

   Tunggu nama Anda muncul

   Dalam beberapa detik, nama Anda muncul di bawah kamera. Tulisan biru Memverifikasi wajah asli… di bawah nama berarti wajah Anda sedang diperiksa. Tombol MASUK dan PULANG masih abu-abu dan belum bisa ditekan.

   Terdeteksi

   Nama Anda

   ○ Memverifikasi wajah asli…

   MASUKPULANG

   Yang muncul nama orang lain? Jangan tekan tombol apa pun. Jauhkan wajah dari kamera sampai nama itu hilang (sekitar 5 detik), lalu hadapkan wajah lagi.

7. 7

   Kedipkan mata dan ikuti petunjuk

   Baca tulisan di bagian bawah kotak kamera, lalu ikuti. Sekarang kedip sekali 👁️: kedipkan mata satu kali secara wajar. Lihat lurus ke kamera: tatap lurus ke kamera. Maju sedikit / kurangi silau: dekatkan wajah sedikit, atau menjauh dari cahaya yang menyilaukan. Saat muncul Memuat anti-spoof… cukup tunggu sebentar.

   Langkah ini memastikan yang absen adalah orang sungguhan, bukan foto atau video.

8. 8

   Tekan MASUK atau PULANG

   Setelah tulisan berubah menjadi hijau ✓ Terverifikasi — pilih tombol, kedua tombol berwarna. Tekan tombol hijau MASUK saat mulai kerja, atau tombol oranye PULANG saat selesai kerja. Cukup tekan satu kali. Tulisan Menyimpan… di tombol berarti absen sedang dikirim, jadi tunggu sebentar.

   Terdeteksi

   Nama Anda

   ✓ Terverifikasi — pilih tombol

   MASUKPULANG

   Tombol tetap menyala selama wajah Anda ada di depan kamera. Kalau wajah menjauh, nama dan tombol hilang setelah sekitar 5 detik. Cukup hadapkan wajah lagi.

9. 9

   Lihat tanda berhasil

   Layar berubah hijau dengan tulisan Berhasil Absen Masuk (atau Berhasil Absen Pulang), nama Anda, dan jam absen. Artinya absen Anda sudah tercatat. Tampilan ini hilang sendiri setelah 5 detik, atau tekan layar untuk menutupnya.

   Ada tulisan Tersimpan luring — akan disinkronkan saat online atau Server tidak terjangkau — tersimpan di perangkat ini dan masuk antrean sinkron? Absen Anda tetap aman dan tersimpan di HP ini, jadi jangan absen ulang. Begitu internet tersambung dan SERAT Face dibuka, absen itu terkirim sendiri.

Untuk karyawan lapangan

Absen memakai PIN

PIN adalah 6 angka rahasia milik Anda, dibuat saat wajah Anda didaftarkan oleh HR. Pakai PIN kalau wajah tidak dikenali, atau kalau tombol tetap abu-abu. Ada dua jalan masuk, tergantung apakah nama Anda sudah muncul di bawah kamera.

1. 1

   Nama Anda sudah muncul: tekan Gunakan PIN

   Kalau nama Anda sudah tampil di bawah kamera tetapi tombol tetap abu-abu, tekan tombol biru Gunakan PIN. Layar angka muncul dengan nama Anda di judulnya. Lanjutkan ke langkah 4.

2. 2

   Nama Anda tidak muncul: tekan Gunakan NIK + PIN

   Tekan tombol Gunakan NIK + PIN di bawah kamera. Biasanya tombol ini berwarna biru. Kalau wajah sudah 3 kali gagal dikenali, tombolnya berganti kuning, di dalam kotak bertuliskan Wajah tidak dikenali setelah 3 percobaan.

3. 3

   Ketik NIK dan pastikan namanya

   Ketik NIK Anda dengan tombol angka di layar, lalu tekan Cari. Sebuah nama muncul di bawah tulisan Karyawan Ditemukan. Kalau itu nama Anda, tekan Lanjutkan dengan PIN. Kalau bukan, tekan Bukan Anda? Masukkan NIK lain.

   Kalau muncul tulisan bahwa karyawan tidak ditemukan, periksa lagi angka NIK Anda. Tombol Kembali ke Pengenalan Wajah membawa Anda kembali ke kamera.

4. 4

   Ketik PIN

   Ketik 6 angka PIN Anda. Begitu angka keenam diketik, PIN langsung diperiksa dan muncul tulisan Memeriksa PIN… di layar. Tombol C menghapus semua angka. Tombol ⌫ menghapus satu angka terakhir.

   Kalau Anda masuk lewat NIK, kamera menyala di layar ini dan mengambil foto Anda saat PIN dikirim (Foto diambil saat PIN dikirim). Foto ini menjadi bukti siapa yang absen.

5. 5

   Tekan MASUK atau PULANG

   Kalau PIN benar, Anda kembali ke layar kamera. Nama Anda tampil dan kedua tombol sudah berwarna. Tekan MASUK atau PULANG, lalu lihat tanda berhasil seperti biasa.

   Setelah PIN benar, tombol menyala sekitar 15 detik. Kalau keburu hilang, ulangi dari langkah 1 atau 2.

Untuk petugas HR

Mendaftarkan wajah karyawan

Setiap karyawan perlu didaftarkan satu kali sebelum bisa absen dengan wajah. Karyawan harus hadir langsung di depan kamera.

1. 1

   Buka Pendaftaran Wajah

   Di halaman depan, tekan kotak Pendaftaran Wajah.

2. 2

   Masuk dengan akun HR

   Muncul halaman Masuk HR. Isi Email dan Kata sandi, lalu tekan Masuk.

   Demi keamanan, SERAT Face keluar sendiri kalau tidak dipakai selama 5 menit, dan Anda perlu masuk lagi. Setelah selesai bekerja, tekan tombol merah Keluar di pojok kanan bawah.

3. 3

   Pilih nama Anda sebagai operator (cukup sekali)

   Di kotak Operator HR paling atas, tekan Ganti, lalu pilih nama Anda sendiri dari daftar. Nama ini diingat oleh perangkat dan dicatat pada setiap pendaftaran yang Anda lakukan.

4. 4

   Pilih karyawan

   Ketik nama atau NIK karyawan di kolom pencarian, lalu tekan namanya. Label di sebelah kanan nama menunjukkan status: Belum terdaftar berarti wajahnya belum pernah didaftarkan, sedangkan label hijau berisi jumlah wajah berarti sudah pernah.

   Mendaftarkan ulang karyawan yang sudah terdaftar akan mengganti foto wajah dan PIN lamanya dengan yang baru. Nama yang dicari tidak ada? Tekan Segarkan untuk mengambil daftar karyawan terbaru.

5. 5

   Ikuti 4 gerakan

   Minta karyawan menatap kamera. Layar memberi perintah satu per satu, dan foto diambil otomatis di setiap langkah: Kedipkan mata sampai 3 kali, Buka mulut lalu tutup lagi, Toleh kanan, lalu Toleh kiri. Kotak langkah yang sudah selesai berubah menjadi tanda centang.

   Perintah tidak berlanjut? Kalau muncul Posisikan wajah di dalam bingkai, minta karyawan menggeser wajah ke tengah kotak kamera. Kalau muncul Tutup mulut kembali, minta karyawan menutup mulut dulu. Kalau muncul Jangan terlalu jauh — kembalikan sedikit, minta karyawan mengembalikan kepala sedikit ke tengah.

6. 6

   Periksa 4 foto

   Setelah keempat gerakan selesai, muncul Verifikasi selesai dan 4 foto kecil: Depan, Depan 2, Kanan, dan Kiri, masing-masing dengan angka persen kualitas. Kalau ada foto yang buram, gelap, atau wajahnya terpotong, tekan Ulangi untuk mengulang keempat gerakan dari awal.

7. 7

   Lanjut ke PIN

   Tekan Lanjut: Set PIN. SERAT Face lalu memeriksa apakah wajah ini sudah terdaftar atas nama orang lain. Tunggu selama tombol bertuliskan Memeriksa duplikat… sampai layar PIN muncul. Langkah ini butuh internet.

   Kalau muncul jendela peringatan bahwa wajah ini sangat mirip dengan karyawan lain: tekan "Batal" kalau ternyata orangnya SAMA (jangan didaftarkan dua kali). Tekan "OK" hanya kalau orangnya memang BERBEDA dan kebetulan mirip.

8. 8

   Buat PIN cadangan

   Biarkan karyawan sendiri yang mengetik 6 angka PIN pilihannya di kolom PIN 6 Digit, lalu angka yang sama sekali lagi di kolom Konfirmasi PIN. Setelah muncul PIN cocok ✓, tekan Simpan Pendaftaran.

   Ingatkan karyawan untuk menghafal PIN dan tidak memberitahukannya kepada siapa pun. Hindari PIN yang mudah ditebak, seperti 123456 atau tanggal lahir.

9. 9

   Selesai

   Layar menampilkan Pendaftaran Selesai! beserta nama karyawan dan jumlah wajah yang tersimpan. Tekan Daftarkan Karyawan Lain untuk karyawan berikutnya, atau Kembali ke Beranda kalau sudah selesai.

   Wajah yang baru didaftarkan mulai dikenali di HP dan tablet lain dalam sekitar 10 menit, selama perangkat itu tersambung internet.

Untuk petugas HR

Laporan absensi dan shift

Laporan ada di menu admin dan memakai akun HR yang sama dengan pendaftaran wajah.

1. 1

   Buka Laporan Absensi

   Di halaman depan, tekan kotak Pengaturan Perangkat, lalu masuk dengan akun HR Anda. Di bagian atas, tekan tombol Laporan Absensi.

2. 2

   Pilih tanggal

   Saat dibuka, laporan menampilkan hari ini. Untuk melihat hari lain, isi tanggal awal di kolom Dari: dan tanggal akhir di kolom Sampai: di bagian atas, lalu tekan Segarkan.

3. 3

   Cari karyawan

   Ketik nama atau NIK di kolom pencarian, atau pilih satu nama dari daftar di sebelah tulisan Nama: untuk melihat satu karyawan saja. Tabel langsung menyesuaikan.

4. 4

   Lihat rekap per karyawan

   Tekan Rekap per karyawan di atas tabel. Setiap karyawan tampil dalam satu baris untuk tanggal yang dipilih: berapa hari hadir, berapa kali dan berapa menit telat, jumlah izin, sakit, alpa dan cuti, serta hari tanpa jam pulang. Tekan Per hari untuk kembali ke tabel per hari. Tombol ekspor menyimpan tampilan yang sedang dibuka.

   Telat di sini dihitung dari jam mulai shift karyawan. Payroll menghitungnya sendiri, jadi angka gaji bisa berbeda.

5. 5

   Simpan atau cetak laporan

   Tekan Ekspor Excel untuk mengunduh file yang bisa dibuka di Excel. Tekan Ekspor PDF untuk membuka laporan siap cetak di tab baru, lalu pilih "Simpan sebagai PDF" atau "Cetak" di jendela yang muncul.

   Tab baru tidak terbuka? Browser memblokir pop-up. Izinkan pop-up untuk face.serat.work, lalu coba lagi.

6. 6

   Atur shift karyawan

   Tekan tab Manajemen Shift. Di tabel Tetapkan Shift ke Karyawan, cari karyawan, lalu pilih shift di kolom Tetapkan Shift. Shift langsung tersimpan begitu dipilih. Tunggu sampai muncul pesan bahwa shift sudah ditetapkan.

   Muncul pesan tidak berwenang? Akun Anda belum punya izin mengatur shift. Hubungi administrator.

Untuk petugas HR

Pengaturan perangkat

Halaman Pengaturan Perangkat hanya menunjukkan keadaan perangkat yang sedang Anda pegang, bukan semua perangkat. Bukalah di HP atau tablet yang ingin diperiksa.

Informasi Perangkat

Isi Nama Perangkat dengan nama yang mudah dikenali, misalnya nama lokasi atau pemakainya, lalu tekan Simpan.

Status Sinkronisasi

Menunjukkan koneksi internet, jam server, dan Absen Tertunda, yaitu jumlah absen yang tersimpan di perangkat ini tetapi belum terkirim. Tekan Sinkron Penuh untuk mengirim absen yang tertunda sekaligus mengambil data wajah terbaru.

Cache Data Wajah

Menunjukkan berapa data wajah yang tersimpan di perangkat ini. Tekan Segarkan Data Wajah kalau karyawan yang baru didaftarkan belum dikenali di perangkat ini.

Zona Berbahaya

Hapus Semua Data Lokal menghapus semua data di perangkat ini, termasuk absen yang belum terkirim. Absen yang terhapus tidak bisa dikembalikan. Jangan tekan tombol ini kecuali diminta tim IT.

Data Kalibrasi

Berisi angka teknis untuk tim IT. Halaman ini hanya untuk dilihat, tidak ada yang perlu diubah.

Untuk petugas HR

Memeriksa dan memperbaiki pendaftaran wajah

Dipakai kalau ada karyawan yang sering tidak dikenali, atau tertukar dengan orang lain.

1. 1

   Buka Kelola Enrollment

   Di halaman Pengaturan Perangkat, tekan tombol Kelola Enrollment. Daftar menunjukkan setiap karyawan yang wajahnya terdaftar, beserta jumlah angle (sudut wajah) miliknya.

2. 2

   Lihat detail

   Tekan Lihat detail pada seorang karyawan untuk melihat setiap sudut wajah beserta nilai kualitasnya. Sudut bertanda Utama adalah wajah utama.

3. 3

   Ganti wajah utama atau hapus satu sudut

   Jadikan utama menjadikan sudut itu wajah utama. Hapus menghapus satu sudut wajah. Penghapusan tidak bisa dibatalkan, jadi pastikan dulu sebelum menekan OK.

4. 4

   Arti tanda peringatan

   Perlu didaftar ulang: karyawan ini tidak punya sudut wajah lagi, jadi wajahnya tidak bisa dikenali. Kurang sudut atau Sudut mirip: foto wajahnya kurang lengkap atau terlalu mirip satu sama lain. Untuk ketiganya, daftarkan ulang karyawan itu lewat Pendaftaran Wajah.

Untuk semua pengguna

Kalau ada masalah

Kamera tidak menyala

Biasanya muncul tulisan merah Akses kamera ditolak. Mohon izinkan akses kamera. Untuk memperbaikinya, tekan ikon di sebelah kiri alamat face.serat.work, buka "Izin", ubah Kamera menjadi "Izinkan", lalu muat ulang halaman. Tutup juga aplikasi lain yang sedang memakai kamera, seperti video call, lalu tekan Coba lagi.

Wajah tidak dikenali

Pastikan ruangan terang, wajah menghadap lurus ke kamera, jaraknya sekitar satu lengan, dan tidak memakai masker atau kacamata hitam. Kalau tetap tidak dikenali, absen memakai PIN. Kalau terjadi hampir setiap hari, minta HR mendaftarkan ulang wajah Anda.

Yang muncul nama orang lain

Jangan tekan tombol apa pun. Jauhkan wajah dari kamera sampai nama itu hilang (sekitar 5 detik), lalu coba lagi. Kalau terus terjadi, absen memakai Gunakan NIK + PIN dan laporkan ke HR.

Tombol MASUK dan PULANG tetap abu-abu

Ikuti tulisan di bagian bawah kotak kamera: kedip sekali, tatap lurus, dekatkan wajah, atau kurangi silau. Kalau muncul Wajah tidak terverifikasi — gunakan wajah asli, bukan foto/layar, pastikan tidak ada foto atau layar lain di depan kamera. Kalau tetap abu-abu, tekan Gunakan PIN.

Salah menekan tombol

Misalnya menekan PULANG padahal baru datang. Tunggu 10 detik, absen lagi dengan tombol yang benar, lalu laporkan ke HR supaya data absen Anda diperiksa.

Muncul "Mohon Tunggu"

Setelah satu absen berhasil, HP perlu jeda 10 detik sebelum bisa dipakai absen lagi. Tunggu sesuai hitungan detik di layar, lalu coba lagi.

Muncul pesan bahwa server tidak terjangkau saat memeriksa PIN

Ini masalah koneksi, BUKAN PIN salah. Periksa internet (data seluler atau Wi-Fi), lalu coba lagi. Jangan mengetik PIN berulang-ulang selama koneksi bermasalah. Pesan berikut juga berarti hal yang sama: Tidak ada koneksi — verifikasi PIN butuh internet.

Muncul "PIN Salah" atau "PIN Terkunci"

PIN Salah berarti angka yang diketik tidak cocok. Periksa, lalu ketik ulang dengan teliti. Kalau terlalu sering salah, PIN dikunci sementara (PIN Terkunci). Tunggu sesuai menit yang tertulis, atau absen dengan wajah.

Lupa PIN, atau muncul tulisan belum memiliki PIN

Hubungi HR. HR akan mendaftarkan ulang wajah Anda sekaligus membuat PIN baru.

Ada tulisan "2 tertunda" di bagian atas layar

Artinya ada absen yang tersimpan di perangkat ini tetapi belum terkirim, biasanya karena sinyal. Absen itu tidak hilang. Biarkan SERAT Face terbuka dengan internet menyala. Absen terkirim sendiri dan tulisan itu hilang.

Ada tulisan merah "1 gagal permanen"

Artinya ada absen yang sudah dicoba dikirim berkali-kali selama sekitar 7 jam, tetapi tetap gagal. Absen itu masih tersimpan di perangkat ini. Jangan hapus data perangkat, dan segera laporkan ke HR atau tim IT.

Halaman login HR muncul lagi

SERAT Face keluar sendiri setelah 5 menit tidak dipakai. Masuk lagi dengan email dan kata sandi Anda. Kalau muncul Email atau kata sandi salah, periksa ejaan email dan kata sandi. Kalau muncul Tidak Ada Akses, akun Anda belum diberi izin, jadi hubungi administrator.

Pendaftaran wajah berhenti karena tidak ada internet

Pendaftaran wajah wajib online. Sambungkan internet, lalu tekan Lanjut: Set PIN lagi. Foto wajah yang sudah diambil tidak hilang.

PIN gagal disimpan padahal foto wajah sudah tersimpan

Cukup tekan Simpan Pendaftaran lagi. Jangan mengulang pengambilan wajah, karena itu membuang foto yang sudah tersimpan.

Tampilan aneh atau halaman tidak mau terbuka

Periksa internet, lalu tutup dan buka lagi SERAT Face. Kalau memakai browser, muat ulang halamannya.

Untuk semua pengguna

Arti istilah

NIK

Nomor Induk Karyawan, yaitu nomor karyawan Anda.

PIN

6 angka rahasia milik Anda untuk absen kalau wajah tidak dikenali. Dibuat saat wajah Anda didaftarkan.

Online / Offline

Tersambung atau tidak tersambung ke internet.

Sinkron

Proses mengirim absen dari perangkat ke server pusat, sekaligus mengambil data terbaru dari server.

Tertunda

Absen yang sudah tersimpan di perangkat tetapi masih menunggu dikirim ke server.

Mode Mobile

Absen memakai HP, untuk karyawan lapangan.

Mode Kiosk

Absen di tablet yang terpasang di pintu masuk pabrik. Panduannya berupa video tersendiri.

Operator HR

Petugas HR yang sedang mendaftarkan wajah karyawan.

Angle (sudut wajah)

Satu foto wajah dari satu arah: depan, kanan, atau kiri. Setiap pendaftaran menyimpan 4 sudut.